Bài học về quản lý sự kỳ vọng

Aug 15, 2023

Bắt đầu từ tuần này, tôi sẽ chia sẻ khoảng 10 bài học mà tôi đã học một cách không hề dễ dàng trong sự nghiệp. (10 lessons that I learned the hard way at work).

Hôm nay sẽ là bài học #1 về quản lý sự kỳ vọng (expectation management).

Nếu bạn làm việc rất chăm nhưng thường xuyên nhận được đánh giá kết quả công việc không tốt như bạn muốn thì bạn nên đọc bài viết này.

Trong khoảng 2 năm đầu mới ra trường, đây là kỹ năng tôi từng yếu nhất và phải trải qua những cảm giác đau thương mới học được để đạt được những bước tiến cao hơn trong sự nghiệp (high performance rating, promotion, etc). Và đó là cả một quá trình.

Hard working không có nghĩa bạn sẽ thành high performer (trong mắt người khác).

Kể từ khi quản lý đội nhóm, thì tôi càng quan sát thấy rằng có nhiều bạn thực sự làm rất chăm, nhưng chất lượng công việc không được đánh giá cao.

Làm việc chăm chỉ, thậm chí đi sớm về muộn, hăng hái tham gia nhiều hoạt động... sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với mọi người, đặc biệt là sếp. Nhưng đó mới chỉ là đánh giá về mặt "thái độ làm việc" (attitude).

Bên cạnh một thái độ làm việc tốt, những người là high performers thường đem lại chất lượng công việc cao, thậm chí cao hơn chất lượng công việc của những người đang làm trong cùng đội nhóm (dù họ có thể có ít hay nhiều kinh nghiệm hơn).

Bởi vậy điểm mấu chốt ở đây không phải là chỉ làm việc chăm chỉ, mà điều cốt yếu là đem lại chất lượng công việc cao.

Các yếu tố chính trong đánh giá chất lượng công việc:

a) self evaluation - bản thân tự đánh giá

b) manager's evaluation - đánh giá từ các cấp quản lý

c) peer reviews - đánh giá từ những người làm việc cùng

Nếu bạn nghĩ rằng chất lượng công việc của bạn tốt, nhưng cấp quản lý và người làm việc cùng không nghĩ vậy, thì bạn có thể đang gặp khó khăn trong việc quản lý sự kỳ vọng.

Quản lý sự kỳ vọng không phải là xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết

Tôi muốn nhấn mạnh là để nhận được đánh giá chất lượng công việc tích cực từ cấp trên và người đồng cấp thì hãy đừng nhầm lẫn nó với việc tạo mối quan hệ thân quen kiểu "nâng đỡ" nhau bằng cách tặng quà biếu xén, hay thậm chí đút lót v.v.

Với kinh nghiệm của tôi làm việc tại các tập đoàn nước ngoài thì để tiến xa tốt nhất bạn đừng nghĩ đến chuyện này và nên tập trung vào việc vươn lên trong công việc bằng chính thực lực bản thân một cách chính trực nhất.

Quản lý sự kỳ vọng là một kỹ năng thuộc về communications (giao tiếp)

Bạn hãy nhớ rằng nếu bạn có thể thực hành được kỹ năng "under promise and over deliver" thì có thể khiến đánh giá về chất lượng công việc của bạn hoàn toàn thay đổi.

Nhiều bạn khi đi làm có xu hướng hay over promise, under deliver trong công việc. Các ví dụ có thể kể đến như:

Cấp trên giao việc gì cũng say Yes, xong làm ngày làm đêm không hết việc nhưng không việc nào hoàn thành tốt nhất
Thường nói về thời gian giao việc là ngày X, nhưng thường xuyên bàn giao vào ngày X + Y
Có vấn đề phát sinh thường lao ngay vào tự giải quyết - tự xử trước, báo cáo sau
Đã bàn giao công việc sau khi hoàn thành nhưng thường xuyên nhận được feedback của người khác vào sửa chữa những lỗi lặt vặt do bạn không cẩn thận như tính toán sai, thiếu nguồn dẫn chứng, vv.
Người khác không hiểu công việc bạn đã bàn giao đã làm như thế nào, hoặc họ không thể tiếp nối sau phần việc bạn đã làm - tạo nên sự gián đoạn không cần thiết

Quy tắc chung để bạn có thể vượt qua được vấn đề này chỉ có một chữ "TRANSPARENT" - luôn có sự minh bạch, thẳng thắn trong công việc.

Trước khi nhận một công việc, bạn cần hiểu rõ công việc đó có yêu cầu như thế nào. Đặt các hỏi để hiểu rõ yêu cầu về chất lượng và kỳ vọng của người khác về công việc này để cho ai, để làm gì, mức độ hoàn thành (hoàn thiện hay cơ bản, dưới dạng email hay slide hoàn chỉnh, vv)

Nếu bạn không biết làm, bạn hãy nói là bạn không biết làm. Nếu bạn không giỏi về vấn đề đó, bạn cứ nói thẳng. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn đang từ chối công việc vì bạn không biết. Bạn hoàn toàn có thể đề xuất rằng bạn muốn học cách làm, nhưng thời gian bạn cần là bao lâu - kiểm tra xem mọi người có đợi được không, công việc này có cần gấp không và họ có chấp nhận việc sẽ có lỗi sai vì bạn lần đầu làm không.
Bạn cần cân nhắc về priority bạn đang có để ưu tiên những công việc có impact cao trước.
Bạn cần học cách buffer thêm thời gian bàn giao công việc, và luôn luôn kiểm tra lại nhiều lần để soát các lỗi sai có thể có trước khi bàn giao.
Khi bạn nhận một công việc, bạn cần có tư duy làm tốt nhất có thể, đúng như yêu cầu và bàn giao đúng chính xác ngày giờ bạn nói bạn sẽ bàn giao, thậm chí sớm hơn.
Khi bạn bắt đầu làm, và gặp một vài câu hỏi, bạn cần phải hỏi ngay.
Khi có vấn đề xảy ra, bạn phải thông báo trước để thống nhất về cách tiếp cận mới và thời gian bàn giao mới, rồi mới đi vào xử lý.
Bạn nên học cách làm việc gọn gàng trong quy trình xử lý công việc, và thậm chí ghi lại cách bạn đã làm trong một số trường hợp cần thiết để mọi người có thể hiểu, hỗ trợ bạn nếu bạn vắng mặt hoặc làm tiếp nối sau đó. Bởi vậy những công cụ như meeting minutes, PRD - product requirement document, project overview, vv là rất quan trọng cần có.
Bạn nên schedule một số meetings để check-in trong quá trình xử lý công việc để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng và nhận feedback sớm.

Nói một cách ngắn gọn, quản lý sự kỳ vọng là cách giao tiếp trong công việc một cách minh bạch để người làm việc cùng với bạn để họ có những kỳ vọng chính xác về thời gian và chất lượng công việc của bạn.

Bạn đừng nghĩ rằng để trở thành nhân viên giỏi, bạn phải giỏi tất cả mọi thứ và làm tất cả mọi thứ.

Bạn hãy thật thà về khả năng của bạn thân, tập trung vào việc bàn giao công việc tốt nhất, đúng yêu cầu và đúng giờ nhất trong khả năng bạn có thể. Có thái độ muốn học hỏi, và thành thật khi gặp khó khăn để nhận được giúp đỡ.

Bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra rằng, khi bạn càng thành thật thì người khác đánh giá bạn càng cao, và bạn sẽ càng học được nhiều nhờ luôn có thói quen tốt trong việc đặt câu hỏi.

Để trở thành high performer là một quá trình học hỏi không ngừng, hãy bắt đầu với việc thành thật trong giao tiếp để quản lý sự kỳ vọng của người khác.

Trong bài viết tiếp theo của tuần sau, tôi sẽ viết về vấn đề "Job Offer and Compensation Negotiation"

Chúc các bạn một tuần nhiều năng lượng và niềm vui,

Thương mến,

Anh Thư