Cách tôi 4x tốc độ làm strategy deck với AI
Ghi chép lại từng bước tôi đã dùng và ghi chú về khả năng của AI
Nếu bạn còn đang lúng túng về việc làm strategy deck và chưa biết cách dùng AI để tăng hiệu suất thì bài viết này dành cho bạn.
Gần đây, tôi đã trải qua việc làm 1 full loop của một strategy deck trong một khoảng thời gian có deadline chặt (dưới 1 tuần) và chỉ có duy nhất 1 round of thuyết trình. Bởi vậy tôi đặt mục tiêu cần ra được output tốt nhất (slide quality ở mức cao nhất có thể) và trong thời gian dưới 10 tiếng.
Nếu như với cách làm như ngày trước tôi tự làm mà không dùng AI hỗ trợ, việc làm 1 cái strategy deck như vậy có thể dễ dàng lên đến nguyên 1 tuần, cứ cho là 40 tiếng làm việc full-time. Nhưng tôi làm chỉ còn khoảng 10 tiếng, tức là 4x năng suất.
Sau đây là các bước mà tôi đã dùng để các bạn tham khảo.
Lưu ý: AI là để hỗ trợ giúp tăng năng suất, không dùng để làm hộ.
Tư duy chiến lược là ở bạn thiết kế, AI là công cụ.
Bước 1: Quick Research & Deep Research - AI là không thể thiếu
Đây là bước mà tôi đánh giá thời gian được rút ngắn vô cùng hiệu quả. Với cách làm trước kia, khi muốn tìm hiểu về một chủ đề, tôi sẽ phải:
Google về chủ đề theo keywords → đọc hàng chục links → tìm reports chuyên sâu trong ngành nếu có → tự ghi chú và tổng hợp lại vào note/docs.
Tổng thời gian có thể lên tới hàng chục tiếng hoặc hơn, do việc tìm, đọc, hiểu, tóm tắt mất rất nhiều thời gian. Đặc biệt là đối với các chủ đề mới, hay có nội dung thiên nhiều về khái niệm chuyên ngành và mang tính kỹ thuật.
Với AI, tôi rút ngắn chỉ còn dưới 4 tiếng với quy trình 2 bước nhỏ sau:
1.Quick research về chủ đề để nắm được kiến thức ngành ở mức toàn cảnh/overview. Mục tiêu là để hiểu và đánh giá xem phần nào cần đi sâu ở bước sau.
Công cụ sử dụng:
Perplexity (bản free): nhờ AI tổng hợp các nội dung mới nhất về chủ đề cần tìm hiểu. Thế mạnh của Perplexity là search các nội gần nhất mới đăng (có tính cập nhật cao).
ChatGPT (bản free): hỏi đáp nhanh về nội dung khái quát của chủ đề, nắm được vấn đề chung. Thế mạnh của ChatGPT là tổng hợp nội dung từ nhiều nguồn, có nguồn có thể không up-to-date nên cần luôn validate lại sources.
2.Dùng AI để chạy deep research về các sub topics đã khoanh vùng, để đào sâu market & user insights, data, etc.
Công cụ sử dụng:
Google Gemini (Deep Research - bản paid)
Chat GPT (Deep Research - bản paid)
Để ra được reports chuyên sâu khoảng 6-10 trang thì bắt buộc phải dùng tính năng trả phí. Việc dùng 2 AI khác nhau là để so sánh, đảm bảo nội dung research khách quan và phát hiện được nội dung bị bỏ sót do tôi thấy các AIs có tư duy và cách tổng hợp thông tin khác nhau.
Mỗi báo cáo chuyên sâu, tuỳ theo độ phức tạp, sẽ cần từ 5-15 phút cho AI tạo. Và bạn sẽ cần đọc và click vào footnotes để đọc bài gốc xem nội dung có đúng và make sense không.
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm thông tin qua các kênh không phải dạng text như video hay podcast, tôi thấy dùng Google Notebook LLM cực hay. Bạn chỉ cần add link vào AI tool này nó sẽ tóm tắt cực kỳ đầy đủ, chi tiết để bạn không cần xem/nghe hết video/podcast.
Bước 2: Market sizing & modeling - AI hỗ trợ
Đây là bước làm cùng AI sẽ rút ngắn còn khoảng 1-2 tiếng.
Trước đây khi làm market sizing và growth projection cho những năm kế tiếp, thì việc tìm số liệu có sẵn, so sánh với nhiều báo cáo của nhiều bên để make assumptions, và tính toán dùng Sheets/Excel thường tốn khá nhiều thời gian. Việc tính toán thực ra không khó nếu bạn biết excel formulas và hiểu kiến thức cơ bản của modeling, nhưng việc tìm số liệu và so sánh nhiều nguồn để make assumptions mà sum up lại make sense thì tôi thấy lâu nhất.
Việc sử dụng AI để tìm số liệu để tính toán và giúp bạn so sánh từ nhiều nguồn - tôi đánh giá AI làm rất hiệu quả.
Về modeling, thì tôi thấy AI make assumptions còn chưa ổn, thậm chí nhiều điểm rất không hợp lý nên dẫn đến số không make sense. Tôi phải tự lead phần này.
Nhưng sau khi tôi tự finalize tất cả assumptions và đẩy inputs vào AI, thì lúc này AI sẽ tính nhanh như cái máy và số ra chỉ trong vài phút.
Nên assumptions là phần con người phải lead nhé.
Bước 3: Viết Storyline và đưa vào slide nháp - AI giúp hoàn thiện thêm
Dựa vào các báo cáo chuyên sâu, tôi sẽ viết dàn ý cho strategy slide. Tuỳ theo sắp xếp về nội dung, nhưng nhìn chung, bạn có thể theo dàn ý:
Cover/Agenda
Executive Summary
Market Overview
Problem/Opportunity 1,2,3
Strategy 1,2,3
Recommendation 1,2,3
Timeline & Resources
Một story hoàn chỉnh là tôi sẽ viết executive summary và titles của các slides trước. Rồi mới thêm nội dung body của slide.
Phần viết storyline bạn nên tự làm dựa theo hướng strategy và triển khai của bạn rút ra được từ hiểu biết và nghiên cứu đã làm.
Sau khi viết xong, bạn có thể đưa cho AI polish câu chữ lại để tone of voice hay hơn (optional).
Ngoài ra, nếu bạn chưa quen viết storyline kiểu consulting, bạn có thể bảo AI suggest storyline luôn nếu muốn.
Tôi có thử nhưng các storyline AI viết thì tôi không dùng được - có thể đây là ý kiến chủ quan của tôi. Again, bạn cần làm chủ nội dung và storyline bạn muốn truyền tải, và còn ở cách bạn prompt nữa nên tôi không đánh giá AI hay hay dở ở bước này.
Bước 4: Viết và thiết kế slide - AI chưa đạt yêu cầu tôi mong muốn
Bước này bao gồm việc viết nội dung đầy đủ, sắp xếp nội dung cho dễ hiểu, thêm framework và bảng biểu, rồi design format cho đẹp mắt - tất cả mất 4 tiếng còn lại.
Tôi thấy AI làm dở tệ bởi vì AI như ChatPGT chỉ dừng lại ở viết text theo bullet points và xếp thông tin ra bảng cột.
Ở những slide có thông tin đơn giản và không giới hạn về trang thì tôi thấy có những công cụ AI sau tạo slide khá hay như Gamma.app và Canva AI.
Tuy nhiên sau khi test khá nhiều, thì tôi thấy 2 công cụ này vẫn chưa đáp ứng làm strategy slide đòi hỏi nhiều thông tin chuyên sâu và hơi nhiều text. Vì 2 công cụ này nặng về thiết kế đẹp, nhiều ảnh và chữ tối giản.
Bởi vậy phần viết full slide và thiết kế cho đẹp này tôi tự làm chính.
Tóm lại:
Với việc làm một strategy deck với tiêu chuẩn của consulting trong thời gian giới hạn, tôi đánh giá có AI hỗ trợ giúp 4x hiệu suất, ước tính rút ngắn từ 40 tiếng xuống còn 10 tiếng.
Trong 4 bước chính khi làm Strategy deck, tôi thấy AI giúp rút ngắn thời gian và tăng hiệu quả nhất ở bước Research, và gần như thay thế luôn việc ngày xưa con người phải tìm kiếm và tổng hợp thông tin một cách thủ công thông qua các công cụ tìm kiếm.
Ở các bước còn lại, AI mang tính hỗ trợ và cần con người theo dõi, đưa inputs và kiểm tra nội dung outputs.
Tuy nhiên, tôi đánh giá đây là AI sẽ tiếp tục phát triển và khả năng tạo ra 1 full deck strategy với chất lượng của consulting trong vài phút là điều sẽ xảy ra rất rất gần.
Thời gian tới, tôi sẽ thử dùng AI agent để kết nối nhiều tools với nhau, để đánh giá hiệu quả của việc tự động hoá nhiều bước liên tiếp thay vì chỉ dùng AI LLMs ở từng bước đơn lẻ. Sẽ cập nhật cho các bạn trong khi tôi test xong.
Hiện nay các bạn đang dùng những AI tools nào để tăng hiệu suất làm việc cho các công việc đòi hỏi chất lượng cao mà tốn nhiều công sức?
Comment để tôi cùng biết và học hỏi nhé.
Hẹn các bạn trong bài viết sắp tới,
Thương mến,
Anh Thư